Isabelle Bureau

Par Isabelle Bureau

15 janvier 2020

Conciliation travail - vie personnelle

10 commandements pour optimiser la gestion de courriels

Article révisé le 22 janvier 2020

Une personne consacre en moyenne 13 heures par semaine à lire, supprimer, trier et envoyer des courriels. C’est plus de 30 % de son temps et donc près de 16 semaines consécutives de travail par année! N’est-ce pas préoccupant dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre? Je vous propose 10 commandements (à respecter ou à transgresser selon votre rôle dans l’organisation) qui pourront vous aider à optimiser votre gestion des courriels au quotidien et ainsi, vous concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.

1. Une action, j’entreprendrai

Ayez en tête : « Une lecture, une action ». Que ce soit pour répondre, créer une tâche, donner un suivi, approuver, préciser ou archiver, vous devez entreprendre une action à l’instant même où vous avez fini de lire un courriel. Ne reportez pas le suivi à plus tard et ne remettez surtout pas le statut à « non lu ». Cela vous évitera de repasser deux fois sur le même courriel et de doubler votre volume de travail. Pour vous aider à y voir plus clair, vous pouvez segmenter votre boîte en sous-dossiers afin de faire un tri préalable selon le niveau d’urgence et d’importance.

2. Le grand ménage, je ferai

Repartez à zéro si votre boîte est engorgée et videz-la complètement. Dites-vous que si un courriel dort dans votre boîte depuis plusieurs semaines, voire plusieurs mois, il y a peu de chance que l’expéditeur espère un retour de votre part. N’est-ce pas? Une fois l’une des actions ci-dessus entreprise, n’oubliez surtout pas de supprimer instantanément chaque courriel afin de désengorger votre boîte au fur et à mesure. Vous allez voir… C’est libérateur.

3. Une limite de temps, j’établirai

Selon le rôle occupé dans l’organisation, la majorité des personnes n’ont pas besoin de vérifier leurs courriels en tout temps. Nous aimons le faire pour ne rien manquer, pour nous rendre disponibles et utiles. En traitant les courriels toutes les heures ou à la pièce, vous ne pouvez pas effectuer un travail de longue haleine ou bénéficier d’une concentration soutenue. C’est pourquoi il est recommandé d’établir dans son agenda une période quotidienne de 45 minutes pour faire la gestion des courriels; c’est 9 % de son temps au lieu d’une moyenne mondiale de 30 %.

4. Les alertes, je désactiverai

En dehors de la limite de temps déterminée, désactivez vos alertes ou mieux, fermez complètement votre boîte Outlook pour éviter d’être tenté d’y jeter un coup d’œil. Les alertes de courriel entrant sont source de distraction continue générant une perte de productivité et de concentration. Pour vous déculpabiliser, dites-vous que s’il s’agit d‘une urgence, les gens utiliseront le téléphone ou tenteront de vous joindre par un autre moyen.

5. Des c. c. (copies conformes), je n’abuserai pas

Avant d’ajouter quelqu’un en c. c., demandez-vous si cette personne a vraiment un intérêt à recevoir ce courriel. Posez-vous les questions suivantes : Est-elle concernée par ce qui suit? À quel moment doit-elle être incluse dans le processus? Devrait-elle être informée du résultat uniquement à la fin de l’échange ou devrait-elle prendre part à l’échange? Ai-je besoin de son avis? De cette façon, vous éviterez de polluer sa boîte courriel inutilement ou trop tôt. Car, plus vous envoyez de courriels et plus vous impliquez de gens, plus vous recevrez de courriels en retour. C’est une roue qui tourne! Les c. c. peuvent être utilisées pour éviter de devoir rédiger un second courriel distinct. Ainsi, vous pouvez mettre la personne concernée à même le courriel initial et l’informer de son rôle.

6. Le téléphone, je décrocherai

Selon votre but, demandez-vous si l’option du courriel est vraiment nécessaire. Car bien que le courriel soit envoyé instantanément, la réponse ne l’est pas. N’oubliez pas que le bon vieux téléphone est un moyen de communication rapide afin d’obtenir une réponse immédiate pour des besoins bien précis qui vise une seule personne. Le téléphone peut être également utilisé si vous n’avez pas besoin de conserver une trace écrite.

7. La messagerie instantanée, je découvrirai

La messagerie instantanée peut être utilisée pour le même but que le téléphone, mais ne nécessite pas une réponse dans l’immédiat. Le récepteur pourra répondre au moment qui lui convient, sans polluer sa boîte courriel en créant une conversation interminable par courriel.

8. Peu de mots, j’utiliserai

La majorité des courriels peuvent et doivent être écrits en moins de deux phrases. Vous doutez? Soyez concis sans toutefois être excessivement bref. Pour atteindre ce but ultime et pour vous pratiquer à être concis, nous vous suggérons de rédiger votre courriel dans le champ « objet » dans un premier temps, et une fois satisfait, de le copier dans le champ de « texte » dans un deuxième temps. Cela vous obligera à utiliser le moins de mots possible et à aller droit au but.

9. Des chaînes de flatteries, j’éviterai

Ces chaînes de « flatteries » peuvent être irritantes pour certaines personnes et nuire à la productivité de tous, autant pour celui qui les envoie que pour celui qui les reçoit. Commencez le courriel avec un but précis, inscrivez votre « merci » à la fin du courriel afin d’éviter de dupliquer les chaînes de remerciement et évitez les émoticônes dans un message de nature professionnelle ou adressé à un client.

10. Les ponctuations et les majuscules, j’éviterai

Éviter les ponctuations exagérées (!) et les phrases en majuscules : elles sont SYNONYMES D’AGRESSIVITÉ ET SONT PLUS DIFFICILES À LIRE!!! Elles sont donc vivement déconseillées, car vous donnerez l’impression de crier et laisserez place à interprétation.

Et vous? Parmi ces 10 commandements, lequel ou lesquels comptez-vous appliquer pour gérer votre boîte en 2020?

Viens découvrir un monde de possibilités!

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